Privacybeleid Dubbel U

Wij zijn ons ervan bewust dat u vertrouwen stelt in Dubbel U Payroll, Dubbel U Freelance en/of Dubbel U Salarisadministratie. Wij zien het dan ook als onze verantwoordelijkheid om uw privacy te beschermen. Op deze pagina laten we u weten welke gegevens we verzamelen als u onze website gebruikt, waarom we deze gegevens verzamelen en hoe we hiermee uw gebruikservaring verbeteren.

Dit privacybeleid is van toepassing op de diensten van Dubbel U. U dient zich ervan bewust te zijn dat Dubbel U niet verantwoordelijk is voor het privacybeleid van andere sites en bronnen. Door gebruik te maken van deze website geeft u aan het privacy beleid te accepteren.

Dubbel U respecteert de privacy van alle gebruikers van haar site en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld.

Het doel van het verwerken van de persoonsgegevens

Dubbel U verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Om uw arbeidsovereenkomst en inschrijving op te kunnen maken
  • U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
  • U de mogelijkheid te bieden een account aan te maken voor ons urensysteem
  • Het verwerken van persoonsgegevens met een wettelijke verplichting, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte of gegevens die we aan moeten leveren bij het UWV
  • Het verwerken van persoonsgegevens met wettelijk voorschrift (bijvoorbeeld in geval van een loonbeslag)

Persoonsgegevens die wij verwerken

Dubbel U verwerkt uw persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt. Wij hebben deze gegevens nodig om uw inschrijvingspakket en arbeidsovereenkomst op te maken. Er worden alleen gegevens gevraagd en verwerkt die hiervoor noodzakelijk zijn. Ook het burgerservicenummer (BSN) en een kopie van uw ID bewijs moeten wij opslaan in ons dossier. Volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is het burgerservicenummer (BSN) geen bijzonder persoonsgegeven meer. Dit neemt niet weg dat Dubbel U zeer zorgvuldig met deze gegevens omgaat en alleen deelt met onze arbodienst als u ziek bent en met de Belastingdienst.

De ingevoerde gegevens bij uw aanmelding worden eenmalig naar ons verstuurd en opgeslagen op de eigen beveiligde server van Dubbel U. Alleen uw naam, e-mailadres, salaris en de opdrachtgever wordt (beveiligd) online opgeslagen voor het gebruik van ons online urensysteem. Alle andere gegevens worden niet online opgeslagen.

Urensysteem

Dubbel U stelt een online urensysteem ter beschikking. Met dit systeem kunnen de gewerkte uren van werknemers worden bijgehouden, gecontroleerd en worden verstuurd naar Dubbel U. Als er gekozen is om van dit systeem gebruik te maken dan sturen wij na de aanmelding de inloggegevens. Om het urensysteem te gebruiken op onze website dient u hiermee ingelogd te zijn. U bent u zelf verantwoordelijk voor het veilig bewaren van deze gegevens en het kiezen van een veilig (lang) en uniek wachtwoord.

Wij verzoeken u zo spoedig mogelijk contact met ons op te nemen als u vermoedt dat iemand onrechtmatig gebruikmaakt van uw gebruikersnaam en/of wachtwoord. Wij kunnen dan zo spoedig mogelijk maatregelen treffen.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Dubbel bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen van persoonsgegevens:
De Belastingdienst verplicht ons om gegevens te bewaren. Onze salarisadministratie valt onder basisgegevens van onze administratie en moet van de Belastingdienst 7 jaar bewaard worden. De gegevens die op uw salarisspecificatie staan worden daarom 7 jaar bewaard.

De Belastingdienst verplicht ons om de kopie van uw identiteitsbewijs en uw loonheffingsformulier 5 jaar te bewaren nadat u bij ons uit dienst bent getreden. Uw arbeidsovereenkomst en inschrijvingspakket bevatten niet meer informatie dan de hiervoor benoemde documenten en worden ook 5 jaar bewaard.

Overige personeelsgegevens bijvoorbeeld over ziekteverzuim en verlof worden maximaal 2 jaar bewaard nadat u bij ons uit dienst bent getreden.

Als u solliciteert via onze vacaturepagina dan worden de door u gestuurde CV, motivatiebrief en andere gegevens direct naar onze opdrachtgever doorgestuurd en daarna bij ons gewist. Deze gegevens worden maximaal 4 weken bewaard.

Beveiliging van persoonsgegevens

Dubbel neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan direct contact met ons op.

De gegevens die u online invoert worden beschermd door een EV SSL-certificaat. Hiermee worden kleine bestanden verstuurd via een beveiligde verbinding door middel van een digitale encryptiesleutel tussen ons en uw browser. Ons SSL-certificaat herkent u aan de naam “Dubbel U B.V. [NL]” in de adresbalk van uw browser.

De volledige website van Dubbel U wordt beschermd door het EV SSL-certificaat.

Delen van persoonsgegevens met derden

Dubbel U probeert zoveel mogelijk zelf te doen. Toch delen wij uw persoonsgegevens met een aantal derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van onze dienstverlening en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Met bedrijven die wij de opdracht geven om uw gegevens te verwerken sluiten wij een verwerkingsovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Dubbel U blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Communicatie

Wanneer u e-mail of andere berichten naar ons verzendt, dan is het mogelijk dat we die berichten bewaren. Soms vragen wij u naar uw persoonlijke gegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk uw vragen te verwerken en uw verzoeken te beantwoorden. De gegevens worden opgeslagen op de eigen beveiligde server van Dubbel U.

Cookies

Onze website maakt gebruik van “cookies” (tekstbestandjes die op uw computer worden geplaatst) voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Dubbel U gebruikt alleen technische, functionele en analytische cookies. Deze cookies maken geen inbreuk op uw privacy.

De analytische cookies worden gebruikt om bij te houden hoe de website wordt gebruikt en om rapporten over de website-activiteit op te stellen.

Cookies uitzetten

De meeste browsers zijn standaard ingesteld om cookies te accepteren, maar u kunt uw browser opnieuw instellen om alle cookies te weigeren of om aan te geven wanneer een cookie wordt verzonden. Het is echter mogelijk dat sommige functies en diensten op onze en andere websites niet correct functioneren als cookies zijn uitgeschakeld in uw browser.

Recht op inzage en correctie

U heeft het recht op inzage, correctie of verwijdering van uw gegevens. Mochten uw gegevens onjuist zijn, dan kunt u schriftelijk om aanpassing verzoeken. Verwijdering van uw gegevens uit onze bestanden kan alleen plaatsvinden indien het behouden van de gegevens niet (meer) nodig is voor het doel waarvoor zij zijn verkregen of de wet ons niet verplicht deze gegevens te bewaren, bijvoorbeeld vanwege de hierboven genoemde bewaarplichten.

Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Dubbel U en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit houdt in dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u hebben in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar: pieter@dubbelu.nl

Veranderingen

Deze privacyverklaring is afgestemd op het gebruik van en de mogelijkheden op deze site. Eventuele aanpassingen en/of veranderingen van deze site, kunnen leiden tot wijzigingen in deze privacyverklaring. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen.

Vragen en feedback

We controleren regelmatig of we aan dit privacybeleid voldoen. Als u vragen of opmerkingen heeft over dit privacybeleid, dan verzoeken wij u contact met ons op te nemen:

Pieter Woud
Dubbel U B.V.
Hendrik Figeeweg 3 g7
2031 BJ  Haarlem
E: pieter@dubbelu.nl
T: 023 – 785 26 62

Deze pagina is voor het laatst aangepast op 24 mei 2018.